Bien choisir le lieu de son événement d’entreprise

Organiser un événement d’entreprise, même s’il s’agit d’un séjour récréatif, demande une certaine préparation. Plusieurs critères entrent en jeu, qu’ils soient techniques, budgétaires ou plus marketing. Si vous voulez que votre séminaire ou votre congrès soit dans toutes les discussions de la machine à café pendant des semaines, le choix du lieu est primordial. Découvrez trois conseils pour un événement d’entreprise réussi.

Définissez les spécificités de votre événement

Avant de vous mettre en quête du lieu idéal, listez d’abord vos besoins pour mieux orienter vos recherches :

• le nombre de participants qui déterminera la taille du lieu ;
• la date et la durée de l’événement pour anticiper les éventuels besoins en hébergements et en transport ;
• le budget qui est l’un des critères essentiels ;
• le profil des participants pour adapter au mieux le discours et les animations ;
• le contenu de l’événement : des ateliers par groupe, des conférences, une présentation…

Si vous choisissez une ville comme Aix-les-Bains pour organiser votre événement, vous aurez le choix entre un château, des hôtels de luxe ou encore une sélection d’activités insolites pour les team buildings. Vous pouvez alors opter pour l’endroit qui convient le mieux à votre objectif.

Quels messages voulez-vous promouvoir ?

Le lieu d’un événement d’entreprise est un outil de communication à destination des participants, son choix doit donc être en accord avec le message que vous souhaitez faire passer.

S’agit-il de resserrer les liens entre vos meilleurs vendeurs et vendeuses ? De célébrer un succès commercial ? De présenter un nouveau produit ou un nouveau projet ?

Pour rassembler les collaborateurs de votre entreprise, vous pouvez par exemple organiser un congrès dans un hôtel proposant un spa. Les participants pourront se découvrir dans un autre contexte que celui de leurs bureaux. N’hésitez pas à miser sur l’effet de surprise pour marquer vos collaborateurs.

Anticipez les détails logistiques et techniques

Une fois que votre choix est arrêté sur un lieu, n’oubliez pas d’étudier ses accès, les possibilités d’hébergement sur place ou à proximité, les moyens de transport pour s’y rendre… Faites en sorte que les participants n’aient qu’à profiter du séjour sans se préoccuper des détails logistiques.

Renseignez-vous également, que ce soit un hôtel, un château ou un endroit plus insolite comme une péniche, sur le matériel à disposition. Pour un séminaire, assurez-vous d’avoir des vidéoprojecteurs, des micros, des lumières, un accès à Internet…

Régler tous ces détails demande du temps, alors la clé d’un événement réussi reste l’anticipation. Réservez votre lieu au moins trois mois à l’avance pour organiser votre événement en toute sérénité.

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